Event Planning Checklist

云顶集团很自豪能为社区提供一个娱乐场所，反思、讨论和思考. 学院提供资源来帮助你做计划一个成功的活动，保持了我们的高水准的专业和应得的以举办顶级活动而闻名.

下面的清单将帮助你驾驭这个过程. To facilitate communication 各种各样的校园办公室将努力使你的活动取得成功，以及为了避免重复工作，我们鼓励所有校园社区成员将检查表纳入他们的计划. 请随时联系人们随时需要帮助. 预祝活动圆满成功!

About the Event

Title:
Speaker(s)/Performer(s):
Day and Date:
Time:
Location:
Target Audience:

Check the Calendar of Events for potential conflicts. 还要搜索事件，例如 religious holidays and major sporting events.
考虑听众的可用性(e).g.、旅行时间、课程表).
如果你想让学院院长出席，发表讲话，主持会议讨论，或以其他方式参与，请联系 Office of the President for availability.

Contact 活动及会议服务 (410-337-5054)讨论您的活动的设置需求. Things to consider:

为客人指定主要联系人.
协助选择，预订和促销联系 John Thomas，现场活动主持人，活动前6-8周.
Contract. All contracts should be submitted for review before they are signed. 请给这一步两周的时间.
Honorarium. 有关付款手续，请联系 Lisa Loeffler 请拨打410-337-6063到财务长办公室. 对于没有美国税务身份的客人，请联系 Controller’s Office 至少在活动前8周，确保所有文书工作都能完成 in advance of visit.
Background information (e.g.、简历、宣传用照片、职称 of lecture).
Assign campus escort.
Secure travel itinerary.
Accommodations. 巴尔的摩北喜来登酒店，请拨打410-321-7400询问 Goucher rate. 云顶集团的网站还列出了其他的 hotel recommendations and driving directions on the contact and directions page.
安排地面交通和当地汽车/出租车服务. Options are listed on the contact and directions page on the Goucher website.
确定在活动中介绍客人的人.
Follow-up on payment.
Send thank you.

确保为你的活动准备好宣传材料的预算.
为确保有充足的时间进行处理及推广，请 submit a project request form 预定活动前6-8周.
Events Calendar - Submit the event to the online Events Calendar. 上市前需要获得批准. Pending events are 通常在2个工作日内审查和发布.
Emails - 每周的事件电子邮件发送每周一云顶集团学生，教师和工作人员. 事件从在线事件日历中提取，并包括当前事件的事件 and following week.
采购产品数字标牌，社交媒体和广告 - Please submit a project request form 对于任何这些营销和传播服务:
- Digital Signage – 你的活动将出现在校园周围的平板显示器上
- 社交媒体——你的活动会被学校的社交媒体账号考虑
- 广告——你的活动有广告预算来支持外部付费广告 of the event

在你和通讯办公室的第一次谈话中，工作人员会讨论，有时推荐材料和分发方法，以达到您的期望 audience. 如有必要，将安排会议. Approaches vary. Here are some commonly used tools:

请记住，通信办公室必须批准所有材料大量分发给校外观众. 请安排充足的写作时间。文案编辑，设计，印刷和分发您的材料. The timeline below should serve as a guideline:

所有与门票和座位有关的问题必须与售票员讨论活动及会议服务 staff (410-337-5054).